תפעול יעיל של עסק קטן ובינוני

פותחים עסק לתקשורת ביתית? ייתכן שתצטרכו להיות גם המזכירה

תפעול יעיל של עסק קטן

אתם טובים מאוד במה שאתם עושים? את מתכנתת מבריקה? אתה מבשל נהדר? מצוין, אבל כאשר אתם פותחים עסק עצמאי, זיכרו שלהיות טובים ומומחים במקצוע שלכם זו נקודת הפתיחה בלבד, כיוון שכבעלים של עסק תצטרכו למלא שלל תפקידים בו: מניהול האדמיניסטרציה השוטפת שלו, ועד לשיווק ולמכירה.

 

ניהול של עסק קטן מורכב הרבה יותר מאשר ניהול של עסק גדול, מהסיבה הפשוטה שבעסק גדול יש מומחה לכל נושא ואילו בעסק קטן מדובר בצוות תפעולי מצומצם ביותר, וכל אחד מהחברים בצוות ממלא מספר תפקידים, לעיתים נוסף על תפקידו המקצועי בעסק.

נושאים קשורים

התפעול איננו המטרה של העסק, אך בלי תפעול יעיל העסק לא יוכל להתקיים באופן יציב לטווח ארוך. נסו לדמיין עסק שלא מבצע גביה בצורה מסודרת, לא רושם הזמנות של לקוחות, או עסק בו הלקוחות מגיעים לקבל שירות לפי תורים שקבעו, אבל בפועל בין כל שתי פגישות יש חלון של שעה, או ההיפך: שמספר לקוחות מגיעים באותה שעה כדי לקבל שרות ונאלצים לחכות זמן רב לתור שלהם.

קיימת אפשרות לקלוט צוות תפעולי שיעזור בתפעול השוטף של העסק, אך בדרך כלל צוות שכזה מייצר עלויות רבות ולא מנוהל בצורה יעילה, בעיקר בגלל שהמנהל שלהם, בעל העסק והדמות המקצועית הבכירה בו, פועל בעיקר בקידום הצדדים המקצועיים ולעיתים גם השיווקיים והמכירתיים. אילו פתרונות כדאי להכיר על מנת להצליח בתפעול העסק?

קליטת מנהל מקצועי לניהול העסק

לעיתים האדם שמהווה את המרכז המקצועי של העסק מחליט להעסיק, כשכיר או כשותף, מנהל אדמניסטרטיבי מקצועי אשר יהיה אחראי על תפעול העסק. כך, אם יש צורך בצוות נוסף לשם התפעול השוטף של העסק, יהיה גם מנהל יעודי אשר ידע לנהל את הצוות האדמניסטרטיבי בצורה אפקטיבית, ובעל העסק יוכל להתמקד בצד המקצועי.

קליטת עוזר/ת אישי/ת

עוזר אישי אחראי על המשימות התפעוליות שבאחריות בעל העסק. כאשר בוחרים אדם לתפקיד זה, צריך לזכור שהוא אמנם כפוף לבעל העסק שמנהל אותו, אך חשוב שיהיה בעל יכולות לפעול באופן עצמאי, תוך קבלת אחריות, על מנת לא להטיל על בעל העסק בחזרה את נטל התפעול השוטף.

הוצאת מטלות תפעוליות למיקור חוץ

ניתן להוציא את תפעול העסק כולו, או נושאים מסוימים בו, כגון גביה, למיקור חוץ. כך, נושאים בעלי אופי תפעולי שאינם בליבת העסק אך דורשים משאבי ניהול רבים יטופלו על ידי גורם חיצוני המתמחה באדמניסטרציה, וזאת ללא צורך בהעסקת עובדים בעסק עצמו.

יעוץ חיצוני לבניית הגדות תפקיד ונהלי עבודה

אם אתם מתלבטים מה יתאים לעסק שלכם, זה בדיוק המקום להיעזר ביעוץ חיצוני שניתן על ידי מנטור עסקי, לצורך הגדרת נהלי העבודה הברורים של העסק, הצרכים התפעוליים שלו, איוש התפקידים וקביעת מנגנונים לניהול ולמעקב שוטף.

ואולי עדיף להישאר רזים...

מניסיוני כמנטור עסקי, הפתרון לבעיות התפעול של עסקים קטנים מגיע דווקא משיטות ניהול שפותחו לצורך התייעלות של עסקים גדולים. מתודלוגיות של ניהול רזה (Lean Management)  שצמחו בארגונים גדולים מתוך מטרה להקטין את הבזבוז ולספק ערך מוסף ללקוח, מובילים להתמקדות בתהליכי עבודה פשוטים, אשר סובבים סביב צרכי הלקוח. אחת השיטות האפקטיביות היא שיטת הניהול האג'ילית (Agile), אשר צמחה בעולם ההייטק. בשיטה זו,  לאחר הגדרת התמונה העתידית הרחבה (האפוס), והגדרת הנושאים שיש לטפלם בשלושת החודשים הקרובים (User Stories), המשימות השוטפות מוגדרות באופן ממוקד לתקופה של השבועיים הקרובים (ספרינט). מיקוד בהגדרת המשימות השוטפות מוביל לכך שהן נשארות פשוטות וקצרות ברמה האדמניסטרטיבית. 

לסיכום

נושא התפעול הוא נושא שצריך לקחת לתשומת הלב כאשר מקימים עסק קטן, ויש לקחת בחשבון שלצד הצורך להתקדם מבחינה מקצועית, תדרשו גם למטלות רבות שעיקרן התפעול האדמניסטרטיבי של העסק.

כתלות ברמת ההכנסות, ביכולות הביצוע בתחומי התפעול, ובזמן שלכם, כדאי לשקול פתרונות שונים להקלה על התפעול, ורצוי לפעול בצורה רזה, יעילה, ומותאמת לצרכי העסק בכל נקודת זמן.