ניהול זריז (אג'ילי) - סופה של התוכנית העסקית

אני רוצה, ברשותכם, לפתוח במילות הרגעה:

אין לי שום כוונה לשלוח אתכם לבנקאי החביב עליכם או לקבוצת המשקיעים ששמה עליכם עין, ולשכנע אותם שתוכנית עסקית סדורה, שמפרטת את האסטרטגיה, המטרות, היעדים והערכים של העסק היא מיותרת.

אין ספק, שכדי לקבל את האמון של גורמים שונים שיש להם השפעה על העתיד הפיננסי של העסק, תצטרכו להציג תוכנית עסקית מפורטת.

הבעיה מתחילה, כמובן, כאשר התוכנית שלכם פוגשת את המציאות. אף לא אחד מכותבי התוכניות העסקיות למסעדות בעידן טרום הקורונה התייחס לתרחיש של מגיפה עולמית שתגזור עלינו ריחוק חברתי ותגזור על מסעדות שינוי מהותי בדרך הפעולה שלהן.

בפוסט הזה אני רוצה להסביר מהו תהליך של גיבוש אסטרטגיה עסקית, מתי החולשות בתהליך כזה יכולות לבוא לידי ביטוי בעסק, ואיך דרך ניהול אג'ילית יכולה לסייע לכם לצלוח משברים ולזהות הזדמנויות שנקרות בדרכו של העסק כל העת.

מהי אסטרטגיה עסקית?

אסטרטגיה עסקית היא גיבוש דרך הפעולה של עסק, תוך התייחסות לסביבה ולעצמו, במטרה לסייע לארגון בקביעת מטרותיו, בבחירת דרכי פעוליו ובאופן מימושן. האסטרטגיה מתייחסת לטווח הארוך של העסק, כאשר מקובל להתייחס לטווח של מספר שנים (חמש שנים למשל).

מה כוללת אסטרטגיה עסקית?

אסטרטגיה עסקית כוללת מספר רכיבים בסיסיים:

חזון

זוהי תמונת המציאות העתידית, אותה העסק רוצה להשיג.

ייעוד העסק

הדרך שבה העסק תופס את תפקידו בקידום המציאות, במטרה להגשים את החזון.

ערכי יסוד

אלו העקרונות המנחים את הבעלים, המנהלים, העובדים ואשר מצופים גם מהספקים והלקוחות של העסק.

יעדים

מה היעדים המרכזיים של העסק, הן במונחי תשומות (מה העסק משקיע) והן במונחי תפוקות (מה העסק השיג), גם במונחים איכותיים (למשל שביעות רצון לקוחות ועובדים) וגם במונחים כמותיים (למשל מה הפדיון או הרווח).

מהו האתגר הגדול ביותר בהגדרת תוכנית עסקית?

במשך שנים, עסקים נהגו לעשות שימוש באסטרטגיה שהוגדרה, לבנות ממנה תוכניות עבודה מפורטות, אשר הציגו רשימה מסודרת של פעולות טקטיות שיש לבצע, תוך פרוט הגורמים המעורבים, אופן הביצוע, התקציב ומועד הביצוע.

כך נוצר מצב בו במשך עשרות שנים ארגונים שאפו לעבודה מסודרת, תוך בניית אסטרטגיה מפורטת, אשר ממנה נגזר התקציב ותוכניות העבודה. ארגון שנתקל בקשיים "הואשם" בחוסר אסטרטגיה או בקידום אסטרטגיה שגויה.

אלא שהמציאות טפחה על פניהם של הארגונים, הקטנים והגדולים כאחד. הקדמה, הידע והטכנולוגיה הפכו את העולם לכפר גלובאלי קטן, אשר תהליכים, שבעבר נמשכו שנים ארוכות, מתרחשים בו בפרקי זמן קצרצרים.

כדוגמא לקצב ההשתנות של הנסיבות, נהוג להציג מצבים בהם שבשניות אחדות, רובוטים משוכללים, אשר מנהלים את שוק ההון, יכולים לשנות דרישות ומגמות סחר בינלאומיות, למשל נפילה בדרישה לשקי קפה על חשבון דרישה גוברת למשקאות בריאות.

כאשר נוצרו מצבים שכאלו, התכנסו הארגונים כדי לדון בהגדרת תוכניות חירום להבראת העסק, הקצאת משאבים, התארגנות מחדש ואפילו הגדרת אסטרטגיה חדשה .

קצב השתנות הדברים הלך וגבר, תוכניות עבודה הפכו ללא רלוונטית עוד טרם נחתמו. כדי להתמודד עם אתגר של ניהול מהיר במציאות משתנה, נוספו פונקציות ניהוליות נוספות בארגון, ארגונים הפכו לרה-אקטיבים (מגיבים לארועים ולא מובילים), ההישרדות של הארגונים הפכה למטרה בפני עצמה, כאשר דווקא יוזמות חדשות, אשר פעלו באופן יזמי ופחות מתוכנן כבשו כל פעם את מי ששלט בשוק, תקופה קצרה קודם.

כיצד רשת מסעדות שהשקיע בפתיחת מסעדה חדשה, יכלה להתכונן לקורונה. כיצד מוכר נעלים יכול להתמודד עם פתיחת חנות מתחרה, שמוכרת במחירי רצפה, בעסק שמולו, או כיצד מוכר אופנה יכול להתמודד עם הופעה של סלבריטאית עם שמלה מיוחדת בסדרת תמונות באינסטגרם.

המסקנה ברורה – יש לפעול במהירות, ביעילות ובהתאם לתכתיבים שמעמידה לו הסביבה.

בשלב הזה, באזורים שונים בעולם, בתעשיות שונות, התפתחו תפיסות ניהוליות שהציגו תפיסת עולם חדשה – הניהול הרזה (Lean Management). המשותף לכל השיטות האלו הוא בצמצום דרגי הביניים, תהליך חשיבה וקבלת החלטות מהיר, אשר משתנה בהתאם לשינוי בנסיבות, זאת תוך הקפדה של שימור על החזון, הייעוד והערכים של הארגון.

איך מתנהלים בארגון בצורה אג'ילית?

יש לא מעט שיטות ליישם מתודה ניהול אג'ילית בארגון. שיטת ניהול רזה מקובלת ופופולרית במיוחד נקראת Kanban. השיטה צמחה במפעלי טויוטא ביפן. שם כל סוג של משימה נכתב על פתק בצבע אחר (Kanban ביפנית משמעותו פתק). בתחילת כל שבוע, נבחרו הפתקים אותם יש לבצע השבוע והם הודבקו ע"ג לוח בטור "לביצוע", כל יום נבחרו הפתקים לביצוע באותו יום והם הועברו לטור "בביצוע", כאשר בסוף היום הפתקים הוזזו לטור "בוצע" או "נתקע".

מהו פיתוח תוכנה אג'ילי?

בצידו האחר של העולם, באתר סקי ביוטה, התכנסו מספר מומחי מחשב כדי לפתח שיטה זריזה לפיתוח תוכנה. מהנסיון שלהם, ככל שהתוכניות והאפיונים המקורים של פיתוחי התוכנה, היו מפורטים יותר, ביצוע הפרויקט הלך והסתבך, לוחות הזמנים התארכו ושביעות הרצון של הלקוחות פחתה.

כל אלו הובילו למתודולוגית ניהול חדשה, אשר מכונה ניהול אג'ילי או אסטרטגיה אג'ילית. המונח Agile אג'ייל פירושו "זריז, קל רגליים, נע במהירות ובחן".

עקרי התפיסה:

אפוס

אחת למספר שנים, נקבעת המסגרת הארגונית באופן ברור. המסגרת הכוללת מכונה בשם אפוס (EPIC). האפוס כולל את החזון, הערכים והיעדים של הארגון, וכן את הגדרת הפתרונות ברמה הגבוהה ביותר האפשרית.

סיפורי אירוע

אחת לשלושה חודשים, מתכנסים נציגים מהארגון ומגדירים את הנושאים לטיפול בתקופה הקרובה.

ספרינט

יחידות המדידה הגרעיניות הינם הספרינטים. כל ספרינט נמשך כשבועיים. המשימות בשבועיים האלו מנוהלות באמצעות פגישה יומית – אחת ליום נפגשים הצוותים השונים לשיחה קצרצרה "בשיחה בעמידה" , לתאום העבודה השוטפת.

פגישה יומית או ישיבה בעמידה או ישיבת סקראם

בכדי שכולם יהיו מתואמים, אחת ליום מתקיימת ישיבת תאום קצרה (של עד רבע שעה), בכדי להבהיר שמדובר בישיבה חשובה אך לא פורמלית, היא מכונה ישיבה בעמידה או ישיבת סקראם (סקראם הוא ההתכנסות של שחקני הרוגבי במעגל סגור, זאת כדי לתכנן את המהלך הבא).

כאשר הנסיבות העסקיות משתנות, מגיבים מיידית, באותו יום, במסגרת השיחה היומית, או במסגרת הספרינט הקרוב. כאשר מדובר בשינוי מהותי הוא עולה לדיון במסגרת הישיבה הרבעונית.

הגישה הזאת מבטיחה כי מצד אחד הארגון ישאר ממוקד מטרות, ערכים ויעדי הארגון, אך מצד שני יתאים את הארגון לנסיבות המשתנות.

האם התכנית העסקית עברה מהעולם?

נשאלת, אם כן, השאלה: אם העולם עובר לאג'ייל, האם התכנית העסקית עברה מהעולם?

ובכן, כפי שציינתי בפתיח – קיימים מספר נושאים שעבורם נדרשת עדין התוכנית העסקית בפורמט הקלאסי שלה. בדרך כלל מדובר יהיה בצורך להתחייב עסקית על יעדים לפי תקופה, לבעלים, למשקיעים ולמנהלי הבנק לצורך קבלת אשראי. יחד עם זאת, אנחנו יכולים לראות עוד ועוד ארגונים גדולים ומסורתיים מאמצים דווקא שיטות ניהול אג'יליות, שמסייעות להם להתאים את עצמם לנסיבות, להגיב מהר, ובעיקר, לשמור על הארגון רלוונטי בנישה שבה הוא פועל.