מרבית בעלי העסקים, לומדים באופן שוטף, מנסיון, את העקרונות החשובים לניהול העסק שלהם. כל איש עסקים מנוסה יספר לכם, בדרך כלל עם חיוך של ניצחון, על אותם נסיונות קשים שחווה על בשרו, כשלונות שחיזקו וחישלו אותו - תזרים המזומנים זה סיפור אחר.
מכל היכולות הנדרשות לניהול עסק, יש לדעתי רק נושא אחד שאיננו סלחני. כשל בניהול תזרים המזומנים יביא לחיסול העסק, בדרך כלל, תוך יצירת חובות כבדים לבעלים.
תזרים מזומנים הוא מונח שנלקח מעולם החשבונאות.אלא שעולם החשבונאות מתייחס לרישום הפעולות הפיננסיות שהתרחשו בעבר, ואילו את תזרים המזומנים אנחנו צריכים לנהל במטרה לצלוח את העתיד. (דו"ח תזרים המזומים החשבונאי הינו משהו שונה לחלוטין, ובהרבה מקרים מציג חוכמה שבדיעבד)
זאת גם הסיבה שבגללה מערכות הנהלת החשבונות אינן מספקות מענה מתאים לניהול תזרים המזומנים.
בעת ניהול תזרים המזומנים, אנו מנסים לחזות מה יהיו יתרות הכספים שלנו בעתיד. אנו שואפים לחזות מה תהיה יתרת המזומנים שלנו בימים, בשבועות ובחודשים הקרובים.
כאשר נדע לזהות בעוד מועד קשיים בתזרים המזומנים (כלומר, מצב בו אנו עומדים להכנס למינוס, או לחריגה ממסגרת האשראי), עומד בפנינו מספיק זמן כדי להערך ולהתמודד איתו.
במצבים של חריגה צפויה בתזרים המזומנים, יעמוד ברשותינו מספיק זמן כדי להגביר את גביית החובות מלקוחות, לצמצם ולפרוס את התשלום לספקים, לפעול לקבלת אשראים נוספים(*), ולעיתים אף "להכניס כסף לעסק".
(*) שימו לב, הבנק מעדיף מצבים בהם אנחנו מתריעים בפניו מראש על מצב בו אנחנו נכנסים לתקופה של מצוקת מזומנים ומעדכנים בסיבות לכך ובדרכים אותן בכוונתנו לנקוט כדי לצאת מהמצב.
ניהול שגוי של תזרים מזומנים, הינו הגורם המרכזי לפשיטות רגל, ולכן השלב הראשוני והמיידי בתהליך של הבראת עסק הינו הטיפול בתזרים המזומנים (כולל גביית חובות, צמצום ודחייה ככל האפשר של התשלומים).
ההבדל בין רווח חשבונאי לרווח של תזרים מזומנים (רווח תזרימי)
השיטות החשבונאיות השונות מנסות לנטרל את משמעות הזמן בו בוצעה ההוצאה או נרשמה ההכנסה ולהתרכז בניתוח הפעילות העסקית בפועל, בתקופת זמן מסויימת. כך למשל עלות הרכישה של ריהוט או של מכונה תירשם בספרי הנהלת החשבונות בפריסה על פני מספר שנים, היות והתועלת שאנו מקבלים מהם היא רבת שנים (פחת).
גם הכנסות והוצאות המיועדים לפעילות שתתרחש בעתיד, יפרסו על פני זמן וירשמו כהכנסות או הוצאות מראש (המצב משתנה בין שיטות שונות לניהול הנהלת החשבונות, אבל לא אכנס לזה כאן).
אז איך עסק זעיר ומצליח שורד את ניהול תזרים המזומנים שלו
בעוד שבגופים בינוניים וגדולים, קיימות מערכות מחשב ואנשים אשר חלק מתפקידם הוא ניהול של תזרים המזומנים, הרי שבעסקים קטנים, במקרים רבים, הנושא איננו מטופל.
אספק כאן 10 טיפאמספר חשבונות בנק מקשה מאוד על ניהול התזרים ובדרך כלל גורר עמלות גבוהות יותר.
באיזה תוכנה לנהול את תזרים המזומנים? - בעסקים קטנים, במרבית המקרים, עדיף להתחיל בניהול תזרים המזומנים באקסל פשוט ולא בתוכנות ייעודיות.
כל כמה זמן מעדכנים את תזרים המזומנים? – ניהול תזרים המזומנים צריך להתבצע על בסיס יומי, או לפחות מספר פעמים בשבוע, בימים קבועים מראש.
הגורם האחראי על תזרים מזומנים צריך להיות מעורב בכל ההתרחשויות שעסק, ובכלל זה בהוצאות ובהכנסות צפויות. בעסקים קטנים, ניהול התזרים מתבצע ע"י בעל העסק או אדם שקרוב אליו במיוחד.
המעקב אחר ההוצאות וההכנסות בפועל צריך להתבצע רק מול הדפים של חשבון הבנק (ולא מול צילומים שמאשרים כי התבצעה העברה בנקאית).
חלק מההוצאות כמו תשלומים למס הכנסה, ארנונה או החזר הלוואה, הן הוצאות קבועות וצפויות, אשר מתבצעות במועדים קבועים, אחת לחודש או לחודשיים. רצוי להכין טבלה של הוצאות קבועות ולעדכן בהן את גליון חישוב תזרים המזומנים.
הוצאות חד פעמיות יש לרכז במגירה מיוחדת ברגע שיודעים עליהן (גם לפני שמגיעה חשבונית או דרישה לתשלום) ואז להכניס להזרים ותן במרוכז למערכת.
נהוג לרשום הכנסות צפויות רק ברגע שמתקבלת הזמנה. הזמנה עם מספר מועדי תשלום, יש לפרק למספר שורות, לפי מועדי התשלום.
בגמר התהליך היומי של עדכון תזרים המזומנים, היתרה במערכת תזרים המזומנים צריכה להיות מותאמת לחלוטין עם היתרה שבדף הבנק.
ניהול תזרים המזומנים כולל 5 סוגי פעולות (*):
יתרת פתיחה - סכום המזומנים בבנק ובקופה ביום בו מתחילים לנהל את תזרים המזומנים. נתון זה מתעדכן פעם אחת בלבד.
צפי הכנסות – סכום כסף ומועד הכנסה צפוי. קיימים תחומים עסקיים בהם צפי ההכנסות מתבסס על הזמנות עבודה בפועל ואילו בתחום עסקיים אחרים מתבצעת הערכה כללית בלבד.
הכנסות בפועל – ככל שמועד קבלת ההכנסה מתקרב, צפי ההכנסות מתחיל להתבהר, וכאשר רואים את ההכנסה בחשבון הבנק, צפי ההכנסה משתנה להכנסה בפועל.
צפי הוצאות – סכום הכסף ומועד ההוצאה הצפוי. בחלק גדול מהתחומים העסקיים, ניתן לבצע הערכה מדוייקת יחסית של ההוצאות הצפויות.
הוצאות בפועל - כאשר רואים שסכום ההוצאה יורד מחשבון הבנק, משנה את צפי ההוצאה להוצאה בפועל.
(*) במערכות מורכבות של תזרים מזומנים קיימות פעולות נוספות כמו ניהול קופות והעברה בין חשבונות בנק. בעסקים קטני מומלץ לעקוף נושאים אלו.
גליון פשוט לניהול תזרים מזומנים
קיימים שפע גליונות חופשיים לניהול תזרים מזומנים, מתוך נסיון אישי, אני מעדיף להשתמש בגליון המצורף, דווקא בגלל פשטותו, אך באותה מידה ניתן להשתמש בגליונות או תוכנות מורכבים יותר.
בשורה הראשונה (מספר 5), בטור B, יש להקיש את תאריך תחילת ניהול תזרים המזומנים ובטור I את היתרה כפי שמופיעה בדפי הבנק נכון לתאריך זה.
בכל אחת מהשורות יש למלא את:
- תאריך הפעולה
- בפועל כשפעולה מופיעה בדפי הבנק או צפי כשהפעולה טרם נראת בדפי הבנק.
- סוג הפעולה, מתוך רשימת הפעולות, כפי שהן מופיעות בגליון 2.
- שם הספק במלל חופשי
- אסמכתא כפי שמופיעה בדפי הבנק
- תשלום או תקבול בהתאם לסוג הפעולה
- עו"ש מצטבר יחושב אוטומטית
- הערות לשימוש אישי
התראות של המערכת כאשר מוקשים נתונים שגויים או כאשר מועד תשלום חלף, אך הסטטוס עדין נשאר בסטטוס צפי.
ניתן בשדות הפילטרים (המשולשים הקטנים בשורה 4) לבחור ערכים מסויימים
ניתן להכניס מספר שורות בכל יום, כמספר הפעולות שהתרחשו בכל יום.
יש להקפיד שהשורות ימוינו לפי שדה התאריך.
בגלל חשיבות הנושא, אני בהחלט ממליץ לכם להתייעץ איתי או עם מנטור עסקי או גורם שעיקר עיסוקו תכנון עסקי חוזה פני עתיד ופחות עם מי שמתמחה בניתוחים חשבונאיים, שעיקר פעילותם עם מידע שבדיעבד.